Sistema Gestione Qualità: Informatizzare per Migliorare

Tutte le organizzazioni fanno riferimento a procedure, ovvero documenti che supportano le persone nella gestione dell’operatività quotidiana poiché forniscono informazioni su come sviluppare coerentemente attività e processi.Con l’intento di favorire la digitalizzazione di procedure e processi aziendali, la versione 2015 della nuova ISO 9001 elimina di fatto l’obbligatorietà di dotarsi di procedure scritte come riportato nel post dello scorso 27 luglio: Nuova UNI EN ISO 9001: quali documenti sono obbligatori?

A prescindere dall’obbligatorietà, rimane tuttavia evidente il vantaggio di “strutturare” regole e comportamenti aziendali predisponendo procedure in cui sia chiaramente indicato:

  • il workflow (sequenza operativa delle attività – input e output di processo);
  • la matrice RACI (chi fa che cosa e con quali responsabilità);
  • gli strumenti hardware e software da utilizzare;
  • KPI (indicatori di prestazione per il monitoraggio qualitativo del processo stesso).

Tali elementi sono necessari ai fini della re-impostazione delle procedure del Sistema Qualità che, sebbene non siano più obbligatorie a partire dalla nuova ISO 9001:2015, come già ribadito, sono comunque da ritenersi strategiche:

  • Gestione dei Documenti e delle Registrazioni
  • Gestione delle Non conformità
  • Gestione degli Audit
  • Gestione delle Azioni Correttive e Preventive

Va da sé che le attività aziendali proprie dei processi di business non possano prescindere dall’essere strutturate e mappate nei suddetti termini.

Il passaggio alla nuova norma è una buona occasione per rivedere i processi aziendali in relazione all’opportunità di supportare le attività con procedure e per valutare l’introduzione di strumenti informatici per digitalizzare e velocizzare transito e raccolta delle informazioni.

In effetti, l’adozione di un software di tipo gestionale può garantire due risultati di valore:

  • la standardizzazione del processo (sequenza attività) attraverso la digitalizzazione;
  • la misurazione automatica dell’efficienza del processo.

 

Le 5 Regole d’Oro per Scegliere un Buon Software a Supporto delle Procedure del Sistema Gestione Qualità

Ma quali sono gli elementi che un buon software gestionale deve avere per supportare efficacemente i processi operativi di una società di progettazione o di uno studio professionale?

Vediamoli insieme:

  1. disponibilità di elementi gestionali (pratiche) quali contenitori di attività;
  2. possibilità di impostare pratiche abbinate a sequenze ricorrenti di attività per poterle utilizzare come modelli (uno per procedura);
  3. possibilità di archiviare documenti alla pratica e di accedervi anche in mobilità;
  4. disponibilità di un’agenda condivisa in cui le attività del gruppo di lavoro sono accessibili agli utenti abilitati per programmare e controllare l’avanzamento del workflow;
  5. possibilità di registrare facilmente l’avanzamento della pratica e delle prestazioni.

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Roberto Crepaldi
Roberto Crepaldi

System Analyst con oltre 25 anni di esperienza nel mondo delle imprese di costruzioni, specializzato nelle tematiche del Controllo di Gestione e della Contabilità Direzionale. E’ co-autore dei libri “Il Controller nelle Imprese di Costruzioni” e “L’eccellenza nella gestione delle Imprese di Costruzioni: un approccio per processi”.

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