La Nuova UNI EN ISO 9001 per le Società di Progettazione

Da qualche tempo è in vigore la nuova UNI EN ISO 9001 ed entro settembre 2018 tutti i Sistemi di Gestione della Qualità certificati dovranno essere conformi alla versione 2015 della norma.
Com’è noto, la certificazione di sistema è prerequisito quasi sempre obbligatorio per la partecipazione ai bandi pubblici di progettazione e/o di esecuzione lavori, così come confermato dal nuovo Codice Appalti (D.Lgs 50/2016).Le novità di questa revisione sono rilevanti e toccano sia l’ambito strategico che i contenuti.

Novità in ambito strategico

  • Maggiore integrazione verso gli altri sistemi di gestione certificabili
  • Enfasi alla misurazione del valore attraverso indicatori di processo
  • Introduzione dei valori di sostenibilità quali caratteristiche del prodotto o servizio erogato

Novità in ambito di contenuti

  • Utilizzo della struttura unica standard per tutti i sistemi certificabili definita “High Level Structure”
  • Enfasi al contesto dell’organizzazione: è indispensabile integrare il Sistema Qualità con l’analisi del contesto generale e specifico in cui opera l’azienda
  • Attenzione alle aspettative e alle esigenze di tutte le parti interessate
  • Approccio per processi
  • Valorizzazione della leadership: maggiore coinvolgimento del management e della proprietà
  • Conoscenza organizzativa: applicazione dei concetti di Knowledge Management, meglio se supportati da sistemi informativi a cui delegare il compito di raccogliere il sapere aziendale
  • Concetto di “Informazione documentata”: enfasi all’archiviazione digitale
  • Analisi del rischio

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Come Trarre Profitto dalla Nuova UNI EN ISO 9001

La Certificazione UNI EN ISO 9001, sempre più spesso obbligatoria per poter accedere ai bandi di gara, e la complessità del mercato che impone il miglioramento delle performance e nel contempo la riduzione dei costi fissi di struttura, richiedono che il Sistema di Gestione Qualità sia un vero supporto per l’organizzazione aziendale e non un costo per espletare gli aspetti formali.
Senza dubbio il Sistema di Gestione Qualità è lo strumento più adatto a definire e regolamentare le attività strategiche e operative delle Società di Progettazione più competitive. In questo contesto occorre meccanizzare i processi per rendere il transito delle informazioni più veloce, ma sempre rispondente alle regole predefinite nel sistema e capace di gestire con la massima flessibilità le eccezioni.

Se poi il sistema è applicato e reso funzionante con una soluzione integrata nel DNA informatico aziendale, capace di gestire ogni aspetto della vita operativa in “qualità”, allora significa che abbiamo raggiunto l’obiettivo di trasformare un aggravio in un’opportunità.
Ma attenzione, per supportare concretamente il sistema Qualità occorre verificare che lo strumento scelto abbia peculiari caratteristiche sviluppate specificatamente per le società di progettazione e gli studi tecnici, fruibili anche via web, di seguito riepilogate:

  • Definizione dell’organigramma, profilo delle risorse e accesso al sistema
  • Gestione anagrafiche, attività e agende multi-risorsa
  • Gestione documentale e posta elettronica
  • Workflow per il controllo dei processi autorizzativi
  • CRM per una gestione perfetta del cliente
  • Gestione integrata di preventivi-ordini-fatture
  • Pianificazione e controllo delle commesse
  • Raccolta dati di produzione attraverso timesheet
  • Gestione integrata contabilità generale
  • Disponibilità di statistiche, cruscotti e KPI

Dieci Punti per un Sistema Qualità Eccellente

Inizia con questo post un ciclo di dieci articoli destinati alle società di progettazione che vogliono dotarsi di un vero Sistema di Gestione Qualità integrato nel sistema informatico aziendale. Lo scopo è quello di illustrare concretamente come raggiungere la massima efficienza operativa in piena conformità alla norma. I dieci argomenti che saranno affrontati riprendono i punti della nuova revisione della UNI EN ISO 9001 e sono:

  1. Risorse Umane
  2. Anagrafiche e relazioni
  3. Gestione documentale
  4. Comunicazione
  5. Procedure standard
  6. Modelli di sistema
  7. Riesame offerta
  8. Programmazione e controllo processo produttivo
  9. Gestione del rischio
  10. Monitoraggio del sistema

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Federica Stecchi
Federica Stecchi

Professionista specializzata nella progettazione, nell'implementazione e nello sviluppo di sistemi gestionali e attività di auditing con particolare riferimento alla Qualità come strumento di lettura, analisi e miglioramento del contesto organizzativo aziendale; si occupa inoltre delle relazioni e integrazioni con altri modelli organizzativi e di formazione in ambito sistemi di gestione e sviluppo delle Risorse Umane.

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