Digitalizzare il Controllo dei Lavori in Subappalto Edili

Il nuovo Codice Appalti inserisce alcune novità importanti in ambito di disciplina dell’istituto del subappalto (art. 105). Da una parte i subappaltatori entrano a far parte della “squadra” del concorrente, contribuendo a qualificare quest’ultimo almeno dal punto di vista della verifica dei requisiti di ordine generale. Dall’altra, visto che la nuova formulazione ha modificato i limiti di esclusione dalla disciplina del subappalto, diminuiscono notevolmente i casi in cui l’appaltatore può ricorrere ai subappaltatori quando vengono trattati contratti di forniture con posa in opera e noli a caldo.

La digitalizzazione dei processi e l’integrazione dei sistemi organizzativi aiutano le aziende ad aumentare l’efficacia del controllo dei subappaltatori.
Nel nuovo Codice viene chiaramente data grande enfasi alla programmazione dei lavori, da cui ne consegue una maggiore condivisione delle informazioni sin dalle fasi di gara tra appaltatore e subappaltatori. Non tenere in debita considerazione questo aspetto può determinare difficoltà e perdita di velocità nello scambio dei dati con gli altri soggetti coinvolti nell’appalto e ritardi nell’emissione delle bozze di contabilità verso la DL con conseguente ritardi nei pagamenti.
È evidente che per un efficace controllo di gestione di commessa è necessario dotarsi di un software che supporti specificatamente il controllo del subappalto, in linea con il nuovo Codice Appalti.

Come Scegliere il Software per il Controllo del Subappalto

Il ricorso al subappalto è un processo integrato che vede coinvolta tutta l’impresa, dal reparto commerciale a quello tecnico passando per l’amministrazione. Un software efficace deve quindi essere progettato per tenere in debita considerazione tutti gli aspetti che insistono sul processo e le relative attività, pensando anche alle specifiche esigenze delle figure professionali coinvolte.

Ma procediamo per gradi seguendo il flusso delle fasi di lavoro.

  1. Analisi offerta: il preventivista deve poter importare il computo di gara e scomporlo agevolmente in categorie omogenee, di cui una da destinare ai subappalti. Quando possibile, soprattutto in riferimento al tempo tecnico a disposizione per la produzione del preventivo d’offerta nell’ambito della gara d’appalto, la porzione di computo (categoria) da subappaltare deve poter essere facilmente estratta e inviata al subappaltatore per la relativa valutazione. Inoltre il preventivista deve poter ricevere la medesima informazione (computo valorizzato con offerta del subappaltatore) per poter assemblare il preventivo d’offerta in maniera veloce e affidabile.
  2. Riesame offerta (budget): durante la redazione del budget operativo di commessa, il tecnico di riferimento ha la necessità di predisporre un piano di approvvigionamenti dettagliato per l’ufficio acquisti, in cui siano evidenti le lavorazioni da subappaltare, a quali fornitori (subappaltatori) richiedere il preventivo definitivo, in quali tempi e quali costi budget sono necessari al raggiungimento degli obiettivi target della commessa. È utile ricordare che, se il preventivo di gara emesso era costituito da un’analisi costi affidabile, disponiamo di un buon dato di input su cui basare le ipotesi di budget.
  3. Approvvigionamento: come indicato al punto precedente, l’ufficio acquisti deve disporre di un dettagliato piano di approvvigionamenti generato in automatico dal budget operativo di commessa. Durante le normali trattative per la definizione dei contratti di subappalto, il responsabile acquisti deve poter controllare in ogni momento di non superare il limite fissato per legge di ricorso al subappalto (30%).
  4. Produzione: il direttore tecnico di cantiere, oltre all’accesso da device mobili a documenti e informazioni relativi a ogni contratto di subappalto autorizzato, deve poter ricevere la bozza di contabilità del subappaltatore e registrarla in maniera semplice nel sistema informativo, per poi generare in automatico e con i prezzi congrui la propria bozza di contabilità attiva da proporre alla direzione lavori. Una volta autorizzata, la contabilità lavori si trasforma in SAL passivo e relativo certificato da inviare al subappaltatore stesso per autorizzarlo ad emettere la fattura.
  5. Amministrazione: il responsabile amministrativo deve quindi poter abbinare alla fattura passiva ricevuta dal fornitore/subappaltatore il relativo certificato di pagamento, che autorizza la registrazione in contabilità (per natura e destinazione) e il relativo inserimento nello scadenzario.

Il software deve quindi considerare puntualmente tutti questi aspetti e le relative complessità, in modo da rappresentare il linguaggio comune che accompagna i dati e i documenti attraverso tutto il processo informativo legato al subappalto.

Digitalizzare il controllo dei lavori in subappalto edili è solo uno dei modi per rendere efficiente un’azienda di costruzioni. Scopri quali sono gli altri nostri consigli per migliorare la tua impresa leggendo la nuova guida gratuita.

Andrea Maldi
Andrea Maldi

Assistente tecnico, consulente, dimostratore e formatore, specializzato in materia di Contabilità Lavori/Generale e gestione dei Flussi Finanziari applicata nell’ambito della filiera delle Costruzioni; effettua anche interventi sistemistici e di implementazione dei software 888SP presso Aziende Pubbliche/Private e Studi Professionali.

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